Проектирование центра обслуживания для нефтяной компании
«Роснефть», одна из крупнейших нефтяных компаний России, в 2021 году столкнулась с необходимостью оптимизировать процессы управления документооборотом и административной работы. Для решения этой задачи, компания решила создать объединенный центр обслуживания (ОЦО) в Саратове, который включил в себя административные помещения, архивные зоны и зоны обработки документов.
Цели и задачи проекта
Цель проекта — спроектировать объединенный центр обслуживания, который обеспечит централизованное управление документооборотом и административными процессами, а также создаст удобные условия для хранения, обработки и перемещения документов, учитывая внутренние бизнес-процессы и стратегические цели компании.
Задачи проекта:
Провести анализ существующих бизнес-процессов и нормативных требований.
-
Разработать объемно-планировочные решения и функциональные схемы центра.
-
Составить схемы потоков документов, сотрудников и посетителей.
-
Обеспечить соответствие проектных решений требованиям пожарной безопасности, эргономики и архивного хранения.
-
Оценить и сопоставить различные варианты реализации (строительство, аренда, покупка) для выбора оптимального решения.
Что мы сделали?
Провели анализ существующих процессов и нормативов
На этапе проектирования изучили бизнес-процессы компании, собрали и проанализировали техническую документацию, изучили нормативные требования и внутренние регламенты документооборота. Выявили ключевые узкие места в организации потоков сотрудников и документов.
Результаты расчёта оптимального месторасположения ОЦО
Разработали объемно-планировочные решения
Спроектировали многоэтажное здание, включающее:
-
административные помещения для работы с сотрудниками и посетителями
-
архивные зоны с учётом современных технологий хранения
-
зоны обработки и перемещения документов
Разработали внутренние схемы перемещения
Определили маршруты потоков документов, сотрудников и посетителей. Создали оптимальную схему зонирования, минимизирующую пересечения потоков и повышающую удобство работы.
Провели многовариантный анализ реализации проекта
Сравнили три варианта:
-
строительство: возведение нового здания
-
аренда: использование существующего здания с возможной адаптацией
-
покупка: приобретение готового здания с последующей адаптацией
Для каждого из вариантов проанализировали ключевые показатели: затраты на строительство или аренду, сроки ввода в эксплуатацию, соответствие стратегическим целям компании, а также возможность обеспечения долгосрочной экономической эффективности. Итоги анализа позволили выбрать наиболее функциональное и экономически выгодное решение, которое отвечает потребностям заказчика.
Фрагмент учета прочих необходимых факторов при проектировании
Оценили экономическую эффективность решений
Провели анализ затрат на строительство и эксплуатацию ОЦО. Сравнили несколько вариантов планировок и выбрали наиболее функциональное и экономически выгодное решение.
Результат
-
Оптимизировали документооборот
Уменьшили время на обработку документов за счёт улучшения организации потоков и доступа к архивам.
-
Снизили эксплуатационные затраты
Благодаря выбору оптимальной конфигурации здания, эксплуатационные затраты снизили на 15%, а общие затраты на строительство уменьшили на 10%.
-
Обеспечили соответствие нормативным требованиям
Проектные решения полностью соответствуют требованиям безопасности, пожарной защиты и эргономики.
-
Повысили долгосрочную экономическую стабильность
Решения способствуют экономической эффективности и устойчивости эксплуатационных затрат на протяжении всего срока эксплуатации объекта.
Над проектом работали
Игорь Богачев
Руководитель проекта
Андрей Бульба
Методолог
_100x100_38f.png "Вадим Гаркуша Эксперт")
Вадим Гаркуша
Эксперт
Андрей Уткин
Консультант