Аудит логистической системы
«Столичные поставки» — один из крупнейших дистрибьюторов и импортеров кондитерских и бакалейных изделий в России с более чем 30-летней историей. Основной задачей компании является поддержание высокого уровня сервиса при минимальных операционных затратах. Руководство компании обратилось в КСЛ с целью провести аудит и выявить возможные скрытые потери, которые могли приводить к неэффективному повышению затрат и снижению качества обслуживания.
Цели и задачи проекта
Цель проекта — провести глубокий анализ логистической системы компании для выявления узких мест, влияющих на прибыль, образование неэффективных затрат и уровень сервиса, и предоставить рекомендации по повышению операционной эффективности на всех этапах товародвижения.
Основные задачи
-
Оценить товарные и информационные потоки на всех уровнях цепочки поставок — от закупок и прогнозирования до складирования, транспортировки и возвратов от клиентов.
-
Выявить неэффективные операции и процессы, не добавляющие ценности (NVA), для устранения потерь и повышения рентабельности логистической системы.
-
Оптимизировать взаимодействие между отделами через разработку взаимозависимых KPI, которые бы связывали деятельность всех функций, включая закупки, планирование, склад и транспорт, для улучшения общей эффективности и повышения прибыли компании.
Что мы сделали?
Проанализировали текущие логистические процессы
Провели полный аудит товарных и информационных потоков. Этот этап включал диагностику работы всех подразделений компании, вовлеченных в процессы товародвижения:
-
закупки
-
прогнозирование
-
продажи
-
складирование
-
транспортировка
-
возвраты
.png)
Схема логистической системы Компании
Анализ показал, что процессы не синхронизированы, и отделы ориентируются на разрозненные KPI, которые не учитывают влияние на смежные функции.
Выявили неэффективные операции
Анализ подтвердил наличие операций, не добавляющих ценности, которые составляют около 8% от всех складских и транспортных операций. Эти потери были вызваны высоким уровнем возвратов, не связанным с ошибками в комплектации, а с несовместимыми действиями между отделами.
Например, продукция часто отгружалась клиентам с открытой задолженностью, что вызывало массовые отказы в приемке и возвраты обратно на склад. Кроме того, отсутствие единой стратегии для согласования финансовых и коммерческих условий усложняло процесс. Также наблюдалась тенденция к накоплению заказов в конце месяца, когда отдел продаж пытался выполнить планы. Это перегружало склад и транспорт, требуя привлечения дополнительных ресурсов и увеличивая операционные затраты.
Разработали взаимозависимые KPI для смежных отделов
Для устранения неэффективностей и создания общей стратегии работы, разработали взаимосвязанные KPI, которые стимулировали бы работу всех отделов в рамках общей цели. Это позволило наладить взаимодействие между отделами: выполнение задач одного отдела теперь зависит от успешности других. В рамках новой системы сотрудники каждого подразделения получают бонусы за общий результат, а несоответствие установленным требованиям ведет к депремированию, что позволило исключить конфликты и значительно сократить возвраты.
Оптимизировали процессы обработки заказов и возвратов
Разработали стандартизацию процесса обработки заказов, включая автоматизированное согласование условий отгрузки. Эта система позволяет проверять наличие задолженностей и исключает отгрузку клиентам, не закрывшим свои финансовые обязательства. Были разработаны единые регламенты для работы с возвратами и отказами, что позволило уменьшить долю операций NVA и улучшить производительность.
.png)
Результаты проекта
-
Уровень непроизводительных операций снижен на 8%
Исключение необоснованных возвратов и внедрение стандартов взаимодействия между подразделениями позволили минимизировать операции, не добавляющие ценности. -
Сбалансирована и выровнена нагрузка на склад и транспорт
Внедрение KPI позволило распределить работу равномерно в течение месяца, снизив пиковые нагрузки и уменьшив затраты на привлечение дополнительного персонала. -
Повышено качество сервиса
Оптимизация процессов обработки заказов и возвратов, а также улучшение координации между отделами позволили увеличить точность и скорость исполнения заказов, что повысило удовлетворенность клиентов. -
Улучшена координация между отделами
Новая система KPI установила баланс в работе всех подразделений, повысив прозрачность операций и снизив затраты, связанные с выполнением дополнительных задач для компенсации недочетов других отделов.
Аудит логистической системы «Столичные поставки» продемонстрировал, что оптимизация взаимодействия между отделами и внедрение взаимозависимых KPI позволяют значительно снизить затраты и повысить качество обслуживания. В результате проект принес компании значимое увеличение прибыли, и улучшения в операционной эффективности и подготовил её к дальнейшему росту, укрепляя позиции на рынке.
Над проектом работали
Василий Демин
Эксперт
Андрей Бульба
Методолог
Александр Зверев
Руководитель проекта